CERTIFICADO DIGITAL PARA CONDOMÍNIOS - Urgente !!

16/06/2012 23:16

Desde o começo do ano passado, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios, entre outros, providenciem certificados digitais, até o dia 30 de junho.  Muita gente já se informou e está com a sua assinatura eletrônica em mãos.

Entretanto, apesar de já ter havido uma prorrogação para obter a certificação (o prazo era 31/12/2011), muitos condomínios ainda não a providenciaram, e alguns nem sabem o que é.

Sem esse acesso, o síndico não consegue enviar dados importantíssimos referentes aos seus funcionários, e pode, inclusive, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além do condomínio ficar suscetível a processos trabalhistas.

 

ESCLAREÇA SUAS DÚVIDAS

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros.


Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital?

Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.


É necessário para todos os condomínios?

Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos até, no máximo, o dia 30 DE JUNHO DE 2012.


Qual o prazo máximo para estar certificado?

A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo inicial 31 de dezembro de 2011, mas prorrogou o prazo para 30 DE JUNHO DE 2012. Ou seja, até essa data todos os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já deixou claro que não pretende expandir o prazo novamente.


Por que é ruim deixar para a última hora?

Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso, possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema.


O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.


Quais os documentos são necessários?

São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:

  • Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis)
  • Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio)
  • Convenção do condomínio
  • Cartão de CNPJ do condomínio
  • Ata de eleição do síndico
  • RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência

 

E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita Federal?

Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital.

Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

 

Que vantagem traz estar certificado?

Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.


Como se dá todo o trâmite?

  1. Primeiro, entre em contato com uma AR (Autoridade de Registro) em sua região. É essa empresa quem expede a certificação digital.
  2. Na maioria dos casos, você pode adquirir o certificado pelo próprio site da AR. Para tanto, tenha em mãos as seguintes informações: número do CNPJ; Razão social; endereço completo; nome completo, RG e CPF do responsável pelo CNPJ
  3. Após o pagamento, agenda-se um horário (pode ser no próprio site também) para que o síndico vá até a AR apresentar os documentos necessários para a expedição da assinatura eletrônica. Após esse encontro, o certificado digital está apto para funcionar em pouco tempo.